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Mit der Eigenbeleg Vorlage Steuern einsparen

Dank der kostenlosen Eigenbeleg Vorlage werden Sie rapide Ihren eigenen Nachweis ausstellen. Unser Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Dokument ist bereits fertig formuliert & braucht lediglich noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder direkt auf Ihrem Rechner oder per Hand fertiggestellt werden.

Haben Sie die Quittung verloren oder diese nicht einmal bekommen? Kein Ding! Erstellen Sie flott, unkompliziert und kostenlos ihren eigenen Beleg für eine lückenlose Finanzbuchhaltung.

Erfahren Sie jetzt wie Sie Ihren eigenen Beleg erstellen.

Den Eigenbeleg mithilfe einer Vorlage erstellen

Im Steuergebiet gilt der Lehrsatz „Keinerlei Verbuchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg darf nur dann geschrieben werden, für den Fall, dass eine Originalqittung nicht mehr vorhanden oder aber nicht nutzbar ist. Der Anlass muss sich dabei ausnahmslos um eine betriebliche Aufwendung handeln, damit die geschäftliche Aufwendung von den Finanzbehörden auch bewilligt wird.

Wesentlich bei dem eigens erstellten Ersatzbeleg ist die Auflistung aller spezifischen Informationen über ihre Betriebsausgabe, so wie jene normalerweise auch auf dem originalen Rechnungsnachweis zu finden wären. Der Eigenbeleg sollte folglich nachzuvollziehen sowie von der Ausgabenhöhe her glaubwürdig sein. Auf dem eigenen Beleg sind deswegen ohne Ausnahme der Vor- und Nachname & die Anschrift des Empfängers, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs, das Datum als auch die Signatur des Zahlungsempfängers anzugeben.

Hierbei muss der Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Unzählige und zu oft ausgestellte Eigenbelege sind im Falle einer genauen Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.

Bei fehlenden Quittungen hilft ein Ersatzbeleg

Existiert für eine Ausgabe kein Ausgabennachweis und ist die anschließende Beschaffung der Notbelege oder einer Durchschrift ihrer Rechnung nicht machbar oder zu kostspielig, so kann ein Firmeninhaber oder sein Beschäftigter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf diesem notiert er die nötigsten Informationen zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Basis für die Buchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenlose Muster oder Vorlagen helfen beim Ausstellen dieser Eigenbelege. Die Ausgaben sollten logischerweise betrieblich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer kann der Selbstständiger keinesfalls als Vorsteuer abziehen, falls er seinen Geschäftsvorfall alleinig mittels Eigenbeleg nachweist. Dennoch zählt demzufolge auch der gesamte Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Fällen, wo ein Ersatzbeleg den Originalnachweis ablösen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei welchen es zur Ausstellung von Ersatzbelegen gar keine Alternativlösung gibt, zum Beispiel im Falle von privaten Entnahmen & -Einlagen von Geld oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen & Muster assistieren beim Anfertigen von Ersatzbelegen. Unter anderem bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Vorgang an, das ebenfalls umsonst bereit steht.

Maximale Höhe von Eigenbelegen einplanen

Eigenbelege für geringe Ausgaben bis zu 150 EUR brutto sind im Prinzip unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Dies gelte gerade für Zahlungsvorgänge, welche über ein Konto erfolgt seien. Schließlich bestehe diesfalls ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Komplizierter sind Barzahlungen. Eigenbelege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, sofern er solche weiteren Belege hat.

Fehlt zum Beispiel eine Versand-Quittung, kann eine Kopie des Briefes die Kosten beweisen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin lediglich via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.